M-Files｜Baystream

Arbeiten im Online- oder Offline-Modus

M-Files definiert die kontinuierliche Verfügbarkeit neu. Dokumente können von Desktops, Laptops oder mobilen Geräten im Online- oder Offline-Modus kontrolliert werden.

Verfügbar als Desktop, Cloud oder Hybrid

M-Files kann in einem lokalen Netzwerk oder in einer sicheren privaten oder öffentlichen Cloud auf der Basis von Microsoft Azure, AWS oder Oracle Cloud bereitgestellt werden.

Server sind sicher und transparent

Alle Server werden kontinuierlich gehärtet, und die Kunden haben Zugang zu einem Echtzeit-SLA-Überwachungstool für Serververfügbarkeit und -leistung.

Anträge für regulierte Industrien

M-Files hat sich als flexible Plattform bewährt, die ein breites Spektrum an Qualitäts-, Compliance- und Sicherheitsanforderungen unterstützt. Wir haben mit M-Files eine vollständige Cybersicherheitsplattform aufgebaut, mit der wir Unternehmen in einer Vielzahl von Branchen bei der Erfüllung ihrer gesetzlichen Anforderungen unterstützen können.

Branchenführende Sicherheit

Unser Cybersecurity-Stack schützt Ihre Daten, ohne den Zugriff auf Ihr Netzwerk oder Ihre Daten einzuschränken, und bietet dennoch Sicherheit und Überwachung. Encryption at Rest, MFA, kontinuierliche Serverhärtung, Patch-Management, Schwachstellenüberwachung, ATT&CK Threat Feeds, Dateischutz und Incidence Management sind nur einige der Standardfunktionen zum Schutz Ihrer Daten und Netzwerke.

Index Alles Überall

Die Fähigkeit, jedes Dokument in einer Organisation zu indizieren, zu organisieren und zu verwalten, unabhängig davon, ob es sich in SharePoint oder einem externen freigegebenen Laufwerk befindet, ist wahrscheinlich die einzigartigste und leistungsstärkste Fähigkeit von M-File. Alle diese Dokumente können an Workflows teilnehmen, sofort gefunden und innerhalb von M-Files mit Microsoft oder Google Office Suites bearbeitet werden.

Entfalten Sie die Kraft der Cloud

Das Dokumentenverwaltungssystem M-Files, das entweder als Desktop-Server oder in der Cloud bereitgestellt wird, kombiniert Benutzerfreundlichkeit mit einer breiten Palette an fortschrittlichen, unternehmensgerechten Funktionen und ist damit ideal für Unternehmen jeder Größe. Einer der wichtigsten Vorteile dieser Funktion ist, dass mit M-Files nicht alle Dokumente während der Bereitstellungsphase "importiert" werden müssen, wodurch eines der größten Probleme bei der Bereitstellung neuer Systeme entfällt.

Zugangskontrolle

Mit M-Files können Sie Zugriffsberechtigungen für ganze Dokumentenklassen, einzelne Dokumente oder sogar verschiedene Versionen desselben Dokuments festlegen. Administratoren können Zugriffsberechtigungen mithilfe von Rollen, Zugriffskontrolllisten oder einfachen Benutzergruppen festlegen. Die Zugriffskontrolle kann auch als Funktion für Workflow-Status oder Metadatenwerte geregelt werden. M-Files stellt sicher, dass die Informationen den Personen zur Verfügung stehen, die sie benötigen, und dass sie für diejenigen, die nicht auf sie zugreifen wollen oder dürfen, unzugänglich und unsichtbar sind.

Facettierte Berechtigungen

M-Files unterstützt auch das Konzept der "facettierten Berechtigungen". Mit anderen Worten: Mehrere Metadateneigenschaften können zusammen die effektiven Berechtigungen eines Dokuments oder Datenobjekts definieren. Wenn beispielsweise in dem oben beschriebenen projektbasierten Szenario die Berechtigungen auf den Mitgliedern einer Projektgruppe basieren, ist es möglich, bestimmte Dokumenttypen, z. B. eine Vereinbarung oder einen Vertrag, nur für die Projektmanager des entsprechenden Projekts sichtbar zu machen. Darüber hinaus können Berechtigungen versionsspezifisch sein; verschiedene Versionen eines Dokuments können auf der Grundlage seiner Metadaten, wie z. B. dem Workflow-Status, für verschiedene Zielgruppen angezeigt werden. Entwurfsdokumente oder frühere Versionen sind in der Regel für einen kleineren Personenkreis verfügbar, bevor sie für eine größere Gruppe oder die Allgemeinheit veröffentlicht werden.

Compliance und Datenschutz

In regulierten und qualitätsintensiven Branchen, in denen Prüfungen durch Kunden, Lieferanten und Aufsichtsbehörden die Regel sind, können Unternehmen mit M-Files zusätzlich zur konsequenten Einführung und Durchsetzung von Zugriffskontrollrichtlinien schnell nachweisen, dass sie die erforderlichen Verfahren befolgen und die Vorschriften und Branchenstandards einhalten.

USE CASE: Projektleitung

In einem projektbasierten Szenario könnten Projektobjekte verwendet werden, für die Projektteammitglieder mit Metadaten definiert sind. Administratoren können dann Berechtigungen für Dokumente und andere Objekte festlegen, indem sie sie mit dem Projekt verknüpfen, dem sie zugeordnet sind, so dass sie nur für Mitglieder des Projektteams sichtbar sind. Dieser Ansatz vereinfacht das Onboarding neuer Teammitglieder und erleichtert externen Benutzern wie Partnern und Kunden den sicheren Zugriff auf projektbezogene Dokumentation und die Teilnahme an entsprechenden Prozessen und Workflows.

USE CASE: Personalwesen

So können beispielsweise Arbeitsvereinbarungen für ausgewählte Mitarbeiter gekennzeichnet werden, so dass die Vereinbarung für diesen Benutzer, seinen Vorgesetzten und die Personalabteilung sichtbar wird, aber für niemanden sonst. Bei einem Wechsel des Managements oder der Organisation ändern Sie die Vorgesetzteneigenschaft des Mitarbeiters, und alle zugehörigen Dokumente werden für den neuen Vorgesetzten sichtbar.

Versionskontrolle

M-Files zeigt immer die neueste Version eines Dokuments an, und Duplikate werden automatisch erkannt! Alle Dokument- und Objektversionen sind sofort abrufbar, zusammen mit einer Aufzeichnung aller Änderungen und des Verfassers. Ohne M-Files ist es sehr mühsam, mehrere Versionen derselben Datei zu lesen und Änderungen zu vergleichen; mit M-Files ist dies ein Kinderspiel.

Beseitigen Sie Verwirrung:

Automatische Check-In- und Check-Out-Funktionen: Verfolgen Sie, wann eine Datei bearbeitet wird und wer die Änderungen vornimmt.
Beibehaltung alter Versionen und die Möglichkeit, zu früheren Versionen zurückzukehren.
Das Änderungsprotokoll enthält Benutzernamen, Zeitstempel und Kommentare, so dass die Entwicklung des Dokuments auf einen Blick ersichtlich ist.
Unterstützung für Co-Authoring, um die gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Benutzer zu ermöglichen.
Offline-Funktionen, die eine kontrollierte Bearbeitung auch ohne Internetverbindung ermöglichen.

Arbeitsabläufe und OCR

Optimieren Sie die wesentlichen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens, von einfachen Dokumentenanforderungen bis hin zu erweiterten Genehmigungsprozessen. Die Workflow-Engine von M-Files erleichtert die Implementierung von Geschäftsprozessen mit mehreren Schritten, einschließlich Vor- und Nachbedingungen. Die Prozessbeteiligten können per E-Mail über erforderliche Aktionen benachrichtigt werden, und Dokumente und andere Objekte können zu ihrer elektronischen Aufgabenliste hinzugefügt werden. Der Status von Dokumenten oder anderen Objekten ist leicht zu erkennen, und Prozesse können mit einem einzigen Klick zum nächsten Schritt fortgesetzt werden. Alle Workflow-Schritte werden in der Versionshistorie nachverfolgt. Darüber hinaus bietet das Berichtswesen eine visuelle Überwachung des Fortschritts, die Blockaden oder Probleme sofort aufzeigt.

Die Steuerung der Berechtigungen für zulässige Zustandsübergänge kann für einzelne Benutzer, Benutzergruppen oder metadatenbasierte "Pseudo-Benutzer" wie Mitarbeiter oder Vorgesetzte einfach konfiguriert werden. So können beispielsweise die Berechtigungen für einen Vertragsgenehmigungsprozess so konfiguriert werden, dass der Vertrag nur vom Vertragsinhaber "genehmigt" werden kann. Darüber hinaus können für die vollständige Einhaltung von FDA 21 CFR Part 11 oder GMP EU Annex 11 Workflow-Zustandsübergänge so eingestellt werden, dass digitale Signaturen erforderlich sind.

Mobiler und Offline-Zugang

Mit M-Files können Sie jederzeit auf Ihre Dokumente zugreifen - auch wenn Sie unterwegs sind und nicht online gehen können. Müssen Sie über Ihr Smartphone oder Tablet auf wichtige Dokumente zugreifen - auch wenn Sie keinen Internetzugang haben? Mit den mobilen M-Files-Apps können Sie über iPhone, iPad, Android- und Windows Phone-Geräte auf M-Files-Repositories zugreifen. Installieren Sie die Apps aus dem Apple App Store, Google Play und Windows Store auf Ihrem mobilen Gerät. Wenn Sie keinen Internetzugang haben, ist das kein Problem. Greifen Sie über den Offlinemodus auf M-Files zu, und Sie können alle Funktionen von M-Files auch offline nutzen. M-Files ermöglicht es Ihnen, eine lokale Kopie des Dokuments zu erstellen, an dem Sie arbeiten möchten, wenn kein drahtloser Zugriff möglich ist. Sobald die Internetverbindung wiederhergestellt ist, gleicht M-Files alle Versionen mit der Master-Kopie im Tresor ab, um Inkonsistenzen zu vermeiden.

Gemeinsame Nutzung von Dateien und Arbeitsgruppen

Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, Dateien an E-Mails anzuhängen und mehrere Versionen durch Ihr Unternehmen zu schicken, gibt es eine bessere Lösung. Ihre Kollegen können dieselben Dokumente wie Sie einsehen, und Sie können mithilfe flexibler Metadatenfelder Gruppen und Projekte erstellen. Sie können auch Hyperlinks direkt zu Datensätzen in Ihrer Dokumentenverwaltung erstellen, um sie mit Personen außerhalb des Unternehmens zu teilen.

M-Files bietet erweiterte Funktionen für die gemeinsame Nutzung von Dateien, z. B:

Workflow-Unterstützung, damit die Dokumente die Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse durchlaufen.
Check-in/Check-out und automatische Versionskontrolle zur Vermeidung von Datenverlusten und Unklarheiten im Zusammenhang mit mehreren Versionen
Rollen- und metadatenbasierte Sicherheit für eingeschränkten Zugang zu Dokumenten.
Freigegebene Links ermöglichen es Ihnen, Dateien an Externe zu senden, z. B. an Klienten oder Kunden.
Dank der Unterstützung für Co-Authoring können mehrere Benutzer dieselbe Datei gleichzeitig auf kontrollierte Weise bearbeiten.
Neben anderen M-Files-Benutzern können Dokumenteditoren auch externe Benutzer sein, die nicht direkt auf M-Files zugreifen.

Vollständige Unterstützung mehrerer Sprachen

M-Files ist in über 17 Sprachen verfügbar und verfügt über mehrsprachige Metadaten (oder Eigenschaften). So kann beispielsweise eine Person nach allen Dokumenten suchen, die nach "Industrietyp" sortiert sind, während eine andere nach dem deutschen Äquivalent "Wirtschaftszweig" sucht. Beide werden die gleichen Ergebnisse in der Sprache ihrer Wahl sehen. Der Wechsel von einer Sprache zur anderen ist einfach und erfolgt auf Client-Ebene, so dass zwei Benutzer im selben Raum mit zwei verschiedenen Sprachversionen arbeiten können.

Es ist ganz einfach: Speichern und markieren

Angenommen, Sie haben ein Angebot vom 1. Juni 2020, das sich auf einen Kunden der "Corporation B" und das Projekt "Erneuerung der Website" bezieht. In einem herkömmlichen Dateisystem müssen Sie wählen, ob die Datei im Kunden-, Projekt- oder Angebotsordner gespeichert werden soll. In M-Files können Sie jedoch über mehrere dynamische Ansichten auf dieselbe Datei zugreifen, z. B. Dokumente nach Kunde - Unternehmen B, Vorschläge nach Monat - Juni 2020 oder Dokumente nach Projekten - Website-Erneuerung.

Verwaltung von Metadaten

M-Files ist im Wesentlichen ein metadatengesteuertes System, in dem Dokumente und andere Dateneinheiten mit Metadaten anstelle von herkömmlichen Ordnern klassifiziert werden. Die Navigation in M-Files basiert auf dynamischen Ansichten, die auf Metadaten beruhen. Objektberechtigungen in M-Files können auf Metadaten basieren, so dass z. B. die Dokumentenklasse und der Kunde, auf den sich das Dokument bezieht, gemeinsam die Sichtbarkeit der Datei definieren. Auch die Workflows sind stark metadatengesteuert.

Verwaltung

Administratoren können die Metadatenstruktur problemlos über eine zentrale Konsole mit einer einfachen grafischen Benutzeroberfläche verwalten. Es ist keine Programmierung oder Skripterstellung erforderlich. Mit der Systemadministratorkonsole lassen sich problemlos neue Objekttypen, Klassen, Eigenschaftsdefinitionen, Workflows und vieles mehr definieren. Darüber hinaus werden alle gängigen Datentypen unterstützt, z. B. Text, Zahlen, Boolesche Werte, Datumsangaben, Zeitangaben, Listen und mehr.

Mehr als einfache Inhaltsindizierung

Die Metadateneigenschaften von M-Files können auch auf der Grundlage anderer Eigenschaften gefiltert und gesteuert werden: Nach der Auswahl eines Landes kann beispielsweise die Liste der Städte automatisch gefiltert werden, und sobald eine Stadt ausgewählt wurde, kann die Liste der Postleitzahlen automatisch gefiltert werden. Außerdem können Metadateneigenschaften automatische Werte haben, von einfacher automatischer Nummerierung bis hin zu verketteten automatischen Werten. So können beispielsweise Konventionen für die Benennung von Dokumenten durchgesetzt werden, indem bestimmte Dokumenttypen automatisch mit einer Kombination aus Typ, Datum und generierten Zahlen benannt werden. Automatisierte Validierungsregeln werden ebenfalls unterstützt (z. B. muss die Projektnummer vier Ziffern enthalten). Es ist auch möglich, die Metadateneigenschaften von M-Files mit Werten direkt aus Ihrem CRM- oder ERP-System zu füllen. Eine Metadateneigenschaft "Kunde" kann z. B. als Popup-Liste definiert werden, die aus dem CRM-System gefüllt wird. Wenn ein neuer Kunde im CRM-System hinzugefügt wird, wird die Liste in M-Files automatisch aktualisiert.

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